第一条  为做好我校档案信息的安全保密工作，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》和上级有关文件规定，制定本规定。
第二条  全校涉档人员要加强档案信息保密观念，自觉遵守有关法律法规及纪律，在档案收集、整理、保管、开放、利用过程中严格执行党和国家的保密制度，未经允许不得摘抄、复制、口头传播档案信息，维护档案信息安全。
第三条  档案馆在接收、保管、提供利用档案时，要认真履行核对、登记、签字、注销手续。严格库房管理制度，非档案馆工作人员未经允许不得进入档案库房。提供利用的档案和未经整理完毕的档案当日下班时必须入库、上架。
第四条  对归档的重复文件和档案工作中形成的废弃纸张，必须集中统一销毁，不得随意处理。销毁“三密”档案资料必须详细造册登记，经校保密委员会审批后，由专车专人送省保密局销毁。
第五条  档案工作人员在档案整理过程中要认真鉴定档案密级，对于应划定密级而未划定、密级划定错误、密级已过期限等情况要及时上报校保密委员会予以处理。
第六条  未经学校授权或上级主管机关批准，任何部门和个人无权公布档案。馆藏档案属下列情况之一者不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利和科研技术秘密的；
（三）涉及个人稳私的；
（四）档案形成者规定限制利用的。
第七条  档案信息提供利用，需要区分不同利用者及利用目的，以保护档案信息安全：
（一）校内利用者因工作需要可查、借阅属开放范围的档案，经档案管理人员同意可以摘录和复制，复制一般由档案馆负责办理；要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经档案馆负责人同意；利用涉及未公开科研技术信息的档案，须经科研管理部门负责人、课题组负责人或档案形成者同意；涉密档案一般不允许借阅、复制，如确需借阅、复制，须经校保密委员会或主管校领导批准；档案借阅人在档案借出期间负责档案安全，不得遗失，不得擅自扩大档案信息传播范围。
（二）外单位或个人利用档案，应持介绍信或有效证件，经档案馆负责人同意后方可利用。如需利用涉及重大问题或带密级档案，须依据不同情况报校保密委员会或主管校领导批准。
（三）港澳台同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍，经校保密委员会主任或主管校领导同意；外国机关或个人要求利用档案，严格按《中华人民共和国档案法》有关规定办理。
第八条  电子档案作为特殊载体形式的档案，除应遵守第六条之规定外，还应注意：
（一）电子文件归档后留存于形成部门的副本，由形成部门负责管理，原则上限于形成部门内部使用。
（二）存放有密级电子档案原始信息的载体禁止外借，利用电子档案信息只能在档案工作人员指定的设备上读取、摘抄，或以信息输出到纸张的形式提供利用。
（三）电子档案信息（目录信息除外）未经校保密委员会批准同意，不得在任何计算机网络（学校内部办公自动化系统除外）上传播。
（四）电子档案在确定销毁时，必须对其信息进行逻辑删除，对其物理载体进行物理销毁。
第九条  学校各单位（部门）利用档案资料编写的各类汇编资料，限于学校内部使用，经校保密委员会对资料内容进行审查批准的，可对外进行交流。
第十条  对违反以上规定，危害档案信息安全，给学校利益造成重大损失的，将依据学校有关规定严肃处理；情节严重的，对党和国家利益造成损失的，依照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》的规定追究其法律责任。
第十一条  本规定由学校档案馆负责解释，自颁布之日起施行，此前颁行的相关规定中如有与本规定相抵触的，以本规定为准。

（2006年6月15日，湖工大规〔2006〕7号文件发布）