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湖北工业大学档案利用工作规范

文章出处:档案馆  作者:  发布时间:2017-06-25

为进一步规范学校档案利用工作,保障档案实体与信息安全,维护学校利益和档案利用者权益,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《干部档案工作条例》、《高等学校档案管理办法》及学校相关档案工作制度,制订本规范。

1  总则

1.1  档案利用形式主要包括阅览、借阅、摘录、复制(复印、扫描、拍照等)档案和出具档案证明等。

1.2  档案馆负责馆藏档案的对外利用。

1.3  档案馆建立档案鉴定制度,根据档案来源、特征及信息属性判定提供利用对象范围,对于可开放的档案报经学校批准后面向社会开放利用,对于需要控制在一定范围内利用的未开放档案明确利用审批规则。

1.4  经鉴定向社会公开的档案,利用者持身份证件登记后均可阅览、摘录、复制。

1.5  属下列情形之一的档案,不予开放,区分不同情形控制在特定范围内提供利用:

1.5.1  涉及党和国家秘密的;

1.5.2  涉及学校不对外公开事项的;

1.5.3  涉及知识产权的;

1.5.4  涉及个人隐私的;

1.5.5  档案形成者要求限制利用范围的。

1.6  利用档案馆馆藏档案,利用者应遵循下列规定:

1.6.1  持有能证明身份的单位介绍信、合法证件或证明;

1.6.2  港澳台同胞、海外华侨利用档案应经上级主管部门介绍;

1.6.3  外国机关和个人利用档案须经上级主管部门审批;

1.6.4  利用未开放档案的,必须履行审批手续;

1.6.5  必须严格保护档案安全,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料;不得拆散、损毁档案材料;不得泄露或擅自对外公布档案内容;不得擅自复制和摘录档案内容;

1.6.6  按期归还借阅的档案,档案借阅期间不得转借或提供他人利用;

1.6.7  严格按要求进行档案利用情况登记。

1.7  已数字化的档案,档案原件封存保管,档案馆一般只提供档案电子文档利用。

1.8  档案馆提供馆藏未开放档案利用,以件为单位装订的,只提供利用者需求的档案;以卷为单位装订的,如利用者需求只涉及卷内部分档案,则只提供查阅、复制,且工作人员要监督利用者只阅览、复制自己需求的档案,档案不外借。档案馆不提供未开放档案电子文件的传递、拷贝。

1.9  档案馆及相关档案保管单位在提供档案利用时,必须采取措施保障档案实体与档案信息安全,利用者查阅、复制档案时要有人全程监督,利用者利用电子档案信息只能在工作人员指定的设备上查阅,防止档案涂改、损毁、泄密等事件的发生。

1.10  档案馆建立档案借阅管理制度,对档案借阅进行审批、登记,一般档案借阅期限为15天(涉密档案、人事档案、学生档案借阅期限另行规定),到期可续借,对于超期未还的,档案馆应及时催还。档案借出时,档案馆必须逐份登记,档案归还时,档案馆必须逐份核查清收。

1.11  档案馆建立档案利用情况登记与统计制度,对档案利用者、利用目的、档案内容、利用方式、复制档案数量、出具档案证明情况等进行详细登记,并每年进行一次统计分析和档案利用典型案例汇编。 

2  涉密档案的利用

2.1  档案馆馆藏涉密档案,只提供校内单位工作查考利用。利用涉密档案,利用单位须填写《利用涉密档案资料申请表》,按规定报批,由涉密人员查(借)阅,并填写《利用涉密档案资料登记表》以备案。非涉密人员不得查(借)阅涉密档案资料。

2.2  涉密档案利用的审批:利用秘密级档案资料,须经利用单位主管保密工作负责人审查、档案归档部门负责人或档案馆负责人审批;利用机密级及以上档案资料,还须经校保密委员会审批。

2.3  利用单位查阅涉密档案资料一律单独在隔离的阅览室进行;利用单位复制、摘录涉密档案,须填写《涉密档案资料载体复制申请书》,并逐级审查后由校保密委员会批准,用保密复印机复印或用保密记录本摘录,复制件应当加盖复制单位戳记,并视同原件进行管理。涉密档案资料不提供利用单位扫描、拍照。
    2.4  涉密档案一般不外借,其中绝密级档案一律不外借。确因工作需要外借时,须填写《利用涉密档案资料申请表》,并逐级审查后由校保密委员会批准。涉密档案借出时间一般不得超过一周,到期未归还的,档案馆填发《涉密档案资料催还通知单》,借阅者三日内必须归还档案,或带档案到档案馆办理续借手续。借阅人应按学校关于国家秘密载件保密管理相关规定妥善保管借出的涉密档案。

3  非涉密未开放档案的利用

3.1  尚未对外开放的非涉密档案,一般只提供校内单位工作查考利用。校内工作人员持身份证件,进行档案利用登记后,可利用相关档案。除档案形成单位工作人员利用外,以下档案利用行为必须按程序进行审批:

3.1.1  复制土地证、房产证的,由分管校领导审批,并在复制件上注明复制时间、复制件用途,加盖档案馆印章;土地证、房产证一般不外借;

3.1.2  利用校党委常委会记录、校长办公会记录的,由学校办公室审批;

3.1.3  启用已废止印章的,由学校办公室审批;

3.1.4  利用会计凭证、帐簿类档案的,由财务处审批,并先到财务处查取凭证号;

3.1.5  利用科研、教研项目档案的,由项目管理部门或项目组负责人审批;

3.1.6  利用纪检、信访、干部处分档案的,由纪委审批;

3.1.7  利用个人捐赠、托管档案,且档案捐赠、托管人限定了档案使用范围的,要征得捐赠、托管人同意;

3.1.8  以上未尽利用事项,由档案馆审核批准利用。

3.2  尚未对外开放的非涉密档案一般不对校外单位利用,校外单位确因工作需要要求利用的,查档人必须持单位介绍信、本人身份证,通过学校对口业务单位介绍或审批后,可查阅、摘录、复制相关档案。

3.2.1  公检法系统办案利用档案,应通过保卫处介绍;

3.2.2  纪检监察系统办案利用档案,应通过纪委介绍;

3.2.3  党政军机关干部政审利用档案,应通过组织部介绍;

3.2.4  用人单位发展党员政审利用档案,应通过毕业生所属学院介绍;

3.2.5  用人单位查核毕业生学历学位及在校学习情况利用档案,由档案馆审核其利用目的 E 电话、传真、网络途径利用的,应通过电子邮件提供图片格式的利用档案公函;

3.2.6  校外公共设施建设项目施工单位利用学校基建档案,应通过基建处介绍或审批;

3.2.7  上级对学校进行巡视、检查、评估、审计等工作利用档案,应由学校对口部门陪同或代办;

3.2.8  其它校外单位利用档案的,由档案馆审核批准利用。

3.4  尚未对外开放的非涉密档案一般不对个人提供利用,学校师生因个人目的确需利用的,持身份证进行档案利用登记,经档案馆审批后,可利用相关档案(主要限定为记载本人工作、学习信息的档案)。

3.4.1  学校教职工可查阅、复制本人来校、离校、工资调整、任职、获奖、科研项目等相关信息的档案。

3.4.2  学校学生可查阅、复制本人录取、学籍异动、学习成绩、学历学位、毕业派遣等相关信息的档案。毕业生通过电话、传真、网络途径利用的,应通过电子邮件提供图片格式的个人身份证件、毕(结、肆)业证书和学位证书。毕业生通过他人代查个人相关档案的,应提供委托函、身份证复印件、毕(结、肆)业证书和学位证书复印件。

3.4.3  学校教职工因个人学术研究需要,在校学生因学业需要,要求利用馆藏其它档案的,在不涉及知识产权的前提下,持所属单位的利用需求证明,由档案馆根据实际情况审批后利用。

4  人事档案的利用

4.1  利用人事档案,必须填写《人事档案查(借)阅审批表》,按规定办理审批手续。人事档案一般不对个人提供利用。一般个人不得利用本人及其直系亲属的人事档案,一般下一职级人员不能利用上一职级人员人事档案。

4.2  人事档案利用的审批:

4.2.1  学校人事处因人事管理需要利用人事档案的,由人事处负责人审批;组织部因干部管理需要利用人事档案的,由组织部负责人审批;纪委因办案需要查阅、复制人事档案的,可直接报经主管校领导批准。其它校内单位因工作需要利用人事档案,查阅、复制副处级以上干部人事档案的,须经组织部批准;查阅、复制副处级以下人事档案的,须经人事处批准;档案材料形成单位查阅、复制本单位职责范围内形成归档的人事档案的,须经单位主要负责人批准。

4.2.2  个人因治丧、遗产继承、编史修志等原因需要查阅人事档案的,须经人事处批准。

4.2.3  校外党政军机关利用人事档案,参照以上规定由人事处或组织部批准。

4.3  校内单位查阅人事档案,一般应派处级中共党员干部查阅,如委托其它中共党员干部(必须是正式职工)查阅的,须经单位主要负责人批准。

4.4  校外单位利用人事档案,查档人必须持单位工作介绍信和本人身份证, “调查证明材料介绍信” 、“函调证明材料介绍信”和其它类似联系工作介绍信不能用于利用人事档案。

4.5  人事档案原则上不外借,校内单位因工作需要必须借出使用的,须经主管组织、人事工作校领导批准。档案借出时间一般不超过3天,特殊需要可适当延长,但不得超过15天。

5  学生档案的利用

5.1   校内单位因学生管理需要,经档案馆审批后可查阅、复制学生档案。

5.2  校外公检法机关办案、用人单位政审需要查阅学生档案的,须持单位工作介绍信、查档人身份证并经档案馆审批。

5.3  学生档案一般不对个人查阅。学生、学生家长因处理学生个人事务需要必须查阅的,须经档案馆负责人批准。

    5.4  学生档案一般不对外借阅,校内单位确因工作需要必须借阅学生档案的,须经学生所在学院学生工作负责人、档案馆负责人审批同意。档案借阅期限一般不超过7天,因学生预备党员转正借入党材料的一般不超过30天。

6  出具档案证明

6.1  档案馆为利用者提供档案证明服务。以档案复印件作为档案证明的,应在档案复印件上加盖档案馆印章和档案复制件章;另行书写档案证明的,档案证明必须以馆藏档案所记载信息为依据,非馆藏档案记载的信息一律不得写入证明内容,文字中必须写明“经查档核实”,证明必须由档案馆经办人员签字并加盖档案馆印章,一般应将档案复印件作为档案证明附件。

6.2  档案馆依据馆藏档案为毕业生提供在校学习成绩、高考成绩与录取信息、学历证、学位证等翻译与证明服务,但不对非档案馆翻译、制作的证明材料进行认定。在校学习成绩按馆藏档案翻译,不得更改、增加其它任何信息,学历、学位证经查档核对后按证书原件翻译,所有证明材料均采用统一的格式制作,加盖档案馆印章。

6.3  学生档案暂留学校的毕业生,档案馆可出具学生档案保存情况说明,不得出具人事档案管理证明。