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学生管理服务

湖北工业大学毕业生档案知识问答

文章出处:档案馆  作者:肖媛媛  发布时间:2017-06-25

★ 学生档案内有哪些材料?

主要包括(1)高中档案材料:高考报名登记表、体检表、高中毕业生登记表、党(团)组织材料等;(2)大学档案材料:学生登记表、学年鉴定表、成绩表、学籍异动材料、入党(团)材料,在校期间奖励、表彰及惩处决定等;(3)毕业档案材料:毕业生登记表、成绩单、研究生学历学位材料、毕业生体检表、报到证等材料。

★ 为什么说学生档案非常重要?

学生档案是证明个人经历的不可复制的原始凭证材料,是毕业后个人人事档案的重要组成部分,一旦遗失,无法补办。每个毕业生都应关心自己的档案,以免工作、生活中产生不必要的麻烦。   

◆档案与工龄:很多毕业生找到工作后,没有及时办理转档手续,工作几年后仍然是学生身份,从而影响了自己的转正定级、职称晋升等,也影响到工龄和退休金的计算。 

◆档案与福利:毕业生就业后在个人办理养老保险、继续深造、考公务员、户口异地落户、遗产继承等事关个人切身利益的事项时,都有可能要用到档案。 

◆档案与政审:出国、考研证明、婚育证明、参军、提干、各种政审等情况,都要用到档案。

★ 毕业生应如何对待自己的档案?

目前有一些较普遍的现象:有的学生毕业后没有找到稳定工作,对档案也不管不问,等工作单位确定下来需要调档时,却发现“不知道自己的档案在哪”了;有的毕业几年了,档案还在学校放着;还有的将档案放在家里。在人才服务机构,毕业生档案被搁置多年无人管的现象也时有发生。提醒广大毕业生,虽然档案基本不和当事人见面,但档案是与人事关系紧密相连的,一定要弄清楚自己的档案所在地。

部分地方人才服务机构要求毕业生在规定时间内到人才服务机构报到(或通过工作单位报到),超期未报到的,将毕业生档案退回学校。毕业生一定要了解清楚档案托管人才服务机构相关政策,及时处理好档案事项。

★ 毕业生档案是通过什么方式转递的?

根据中国邮政集团《关于规范邮政机要通信渠道传递大学生档案等有关工作的通知》(业务函[2015]117号)和湖北省机要通信局《关于机要通信渠道停止传递大学生档案的函》”要求,自2015年6月1日起大学生档案用EMS标准快递方式转递。托管在武汉市人才服务中心和湖北人力资源中心的毕业生档案由学校派专人专车直接送达。

★ 毕业生如何规范填写档案转递地址?

毕业生档案的转递地址一定要准确规范,毕业生在提交档案转递地址信息时一定要准确填写档案转递收件具体地址(省、市、区、街道门牌号等)、邮政编码、接收单位名称、联系人、联系方式。每项信息力求完备,缺少或不详的信息请毕业生与接收单位联系,补充完备。这样才能防止档案错投或档案无法投递退回学校。

★ 怎样保证毕业生档案转递准确无误?

毕业生档案是按学校招生与就业指导处和研究生院提供的就业信息转递的,因此毕业生在填报就业派遣信息时必须按规范准确、全面填报,才能保证自己的档案能准确无误转递。

对于已经确定就业单位的毕业生,在填报档案转递地址信息时,要弄清楚所去工作单位的人事管理权限。工作单位具有人事档案管理权限,应提供工作单位的全称、详细地址、邮编、联系人和联系人电话。工作单位无人事档案保管权限的(通常为民营、外资、合资、个体企业),应提供其专门指定的人事档案保管单位(人才交流中心等人事代理服务机构)的全称、详细地址、邮编、联系人和联系人电话。    

对于档案直接托管到原籍县(区)人才交流中心的毕业生,应提供原籍县(区)人才交流中心的全称、详细地址、邮编、联系人和联系人电话。

考取外校研究生的毕业生,务必于毕业离校前将调档函交学校档案馆并进行档案转递信息登记。

毕业生在领取《报到证》后,应核对姓名、性别、报到单位名称(毕业生就业协议书上的档案接收单位)是否有误,若不一致,请速与学校招生与就业指导处联系更正,否则会影响毕业生档案准确转递。

★ 毕业时能否办理档案暂缓转递?

毕业生毕业时档案必须转至人事关系所在单位,确因特殊原因需要档案暂缓转递的,个人应书面申请,说明缓发事由,经所在学院和学校招生与就业指导处审批同意(负责人签批、单位盖章)后交学校档案馆,方可缓发档案。暂缓期满后应及时到学校档案馆办理档案转递手续,相关申请表格可登录校档案馆网站在资料下载栏下载。

★ 档案暂存学校的毕业生如何办理档案转递?

毕业生离校时未办理档案转递手续,档案暂存学校的,后期如需回校办理档案转递手续,需找好档案接收单位,本人持档案接收单位开具的调档函(或档案接收函),到学校档案馆办理转档手续,学校档案馆将调档函(或档案接收函)上档案转递地址通过EMS转递。

★ 为何建议未就业的毕业生将档案转到人才交流中心托管?

按国家相关政策规定,学校为未就业毕业生无偿保管档案两年。为此,有同学误以为档案无须交人才交流机构托管。其实,学生毕业后,在其学籍档案中放入毕业材料,再由学校转递至毕业生就业单位或托管的人才交流机构,学生“学籍档案”才成为“人事档案”。个人的转正定级、社保证明等事宜都是在“学籍档案”转换成“人事档案”后才能进行。将档案放在人才交流中心托管,可享受转正定级、职称评定、工龄计算、办理社保、出具各类证明等各项社会服务,且按国家规定,人才交流中心不再收取档案保管费用。档案暂存学校则不具备“人事档案”效力。

★ 毕业生党员办理党组织关系转移时应注意什么?

毕业生党员离校时,必须转移党员组织关系。组织关系转移去向在校党委组织部登记,组织材料随学生档案转递去向在校招生与就业指导处登记,如两处登记去向不一致,毕业生应在毕业离校前凭组织部开具的组织关系转移介绍信,到档案馆学生档案室办理相关手续。否则组织材料将随学生档案一起转递到档案接收单位,可能出现组织关系和组织材料被转移到两个不同的地方的问题。

组织材料是毕业生个人档案的重要组成部分,原则上应随个人档案一起转递。建议毕业生将组织关系转到档案接收单位(档案接收单位一般可以接收组织关系),这样党组织材料和档案不会分开,即保证了档案的完整性,又可以避免组织材料丢失。

★ 毕业后更换工作单位需改派的毕业生如何处理档案?

毕业后毕业生更换工作单位且已在学校招生与就业指导处办理了改派手续的,如改派手续在档案馆将毕业生档案集中转递之前(一般为每年7月上旬),可持新的报到证到档案馆变更档案转递地址;如改派手续在档案馆集中转递毕业生档案之后,则应按原报到证上的档案接收单位信息核实自己档案转递去向,并及时到档案接收单位去办理调档案事宜。

★ 毕业生如何查询自己的档案去向?

学校档案馆一般于每年7月10日左右将毕业生档案转递离校,毕业生在7月15日以后可以直接登录(http://dag.hbut.edu.cn/)或扫二维码(见右图)登陆“湖北工业大学档案馆”网站,在“毕业生档案查询”窗口查询档案转递情况。查询显示“已转递”的,档案通过EMS快递转递,同步显示转档日期、档案去向、EMS快递单号等信息;查询显示“已送达”的,档案由学校专人专车送达档案接收单位(一般为武汉市内人才交流中心);查询显示“暂留”的,档案暂存学校档案馆未转递。

★ 如何追踪核实通过EMS转递的档案转递及接收情况?

有三种方法查询核实档案转递去向和接收情况:

1. 登录学校档案馆网站查询到自己档案转递的EMS快递单号,登陆EMS网站http: //www.ems.com.cn,追踪查询档案去向及投递情况(查询期一年)。

2. 登录学校档案馆网站查询到自己档案转递的EMS快递单号,致电EMS服务热线11183查询。

3. 关注湖北邮政EMS微信服务号(扫下图二维码),点击“E便民”菜单,在“学生档案查询”中输入学校代码(湖北工业大学代码为10500)和自己的学号,即可24小时实时查询自己档案EMS邮件投递的全程状态。

查到档案投递去向后,务必在第一时间与档案接收单位联系并确认是否收到档案,以免出现“死档”或档案遗失等严重后果。

★ 非毕业离校学生档案如何处理?

非毕业离校、未保留学籍的的学生(如退学、出国、参军、失踪、死亡等),应在离校前由本人或家长持离校通知单和相关证明到档案馆办理档案转递手续。

学生档案由学校档案馆学生档案室负责管理,办公地点在行政楼B座501室,联系电话027-59750765。